Keine Warteschlangen mehr: Gäste checken online oder am Self-Service-Terminal ein – und euer Team gewinnt Zeit für persönliche Interaktionen. Manuelle Dateneingaben, Gruppenbuchungen und die Bearbeitung der Kurtaxe werden vollständig automatisiert – für mehr Effizienz, weniger Fehler und einfachere Abläufe.
Eure Gäste erhalten eine Check-in-Einladung per E-Mail und wählen selbst, wie sie einchecken möchten – vor der Anreise oder direkt vor Ort.
Online Check-inGäste checken bequem vorab über die Web-App ein – schnell und bequem für sie, und eine Entlastung für euer Front Office.
Vor-Ort Check-inAlternativ können Gäste auch am Self-Service-Terminal einchecken und ihren Wallet Key bzw. ihre Schlüsselkarte generieren – ganz ohne Wartezeit oder Personaleinsatz.
Einheitliches GästeerlebnisDer Online-Check-in lässt sich nahtlos per OpenAPI in eure Hotel-App integrieren und bündelt so die Gastkommunikation konsistent an einem Ort.
Vollständig digitalisierter Meldeschein
Von vorausgefüllten Daten bis zur automatischen Zimmerzuteilung – der gesamte Meldeprozess läuft digital, effizient und 100 % gesetzeskonform.
Datenübernahme aus dem PMSBeim Check-in werden Gästedaten automatisch aus dem PMS übernommen – das Formular ist bereits vorausgefüllt.
Intelligenter AbgleichBestehende Profile werden zuverlässig erkannt – doppelte Einträge und manuelle Nachbearbeitung entfallen.
Länderspezifische AnpassungDer Meldeschein lässt sich je nach Herkunftsland individuell anpassen und ihr erfasst nur, was wirklich nötig ist.
Automatische ZimmerzuteilungZimmer werden automatisch nach Reinigungsstatus und Gästewünschen zugewiesen – ganz ohne manuellen Aufwand für eure Mitarbeitenden.
Geschäftsreisen leicht gemacht
Nicht jede Reise ist Freizeit – aber der Check-in kann trotzdem genau so einfach sein. Geschäftsreisende hinterlegen alle nötigen Angaben, ganz ohne zusätzlichen Papierkram.
ReisezweckMit nur einem Klick geben Gäste an, dass es sich um eine Geschäftsreise handelt und tragen ihre Firmendaten ein.
KostenaufteilungGäste wählen aus einer vordefinierten Liste, welche Kosten dem Unternehmen berechnet werden – für eine korrekte und transparente Abrechnung.
Intelligente ProfilerkennungBestehende Profile werden automatisch erkannt und vorausgefüllt – für weniger manuelle Eingaben bei wiederkehrenden Gästen.
KurtaxenregelungDer Reisezweck wird systemübergreifend synchronisiert, sodass die richtige Kurtaxe direkt – auch bei Vorauszahlung – berechnet wird.
Check-In für Einzelgäste und Gruppen
Ob Alleinreisende, Familien oder größere Gruppen – alle checken reibungslos ein, ohne eure Rezeption zu belasten.
Individuelle GästeprofileJeder Gast – auch mitreisende Familienmitglieder – kann eigenständig über ein persönliches Profil einchecken. Keine Koordination an der Rezeption nötig, selbst bei gestaffelter Anreise.
Einzelne GästeverwaltungAuch bei gemeinsamer Buchung können Gäste als separate Reservierungen behandelt werden – Zahlungen, Präferenzen und Kommunikation lassen sich so individuell steuern. Das sorgt für maximale Flexibilität und reduziert den Abstimmungsaufwand in Gruppen.
Nachhaltigkeit, die Kosten spart
Gäste, die zwei Nächte oder länger bleiben, können sich beim Check-in für die Green Option entscheiden und auf die Reinigung während des Aufenthalts verzichten. Für einen nachhaltigeren Aufenthalt mit weniger Aufwand für euer Team.
Gäste-Opt-inGäste aktivieren die Green Option selbstständig beim Check-in – ganz ohne Nachfragen durch die Rezeption.
Systemweite SynchronisierungDie Auswahl wird systemübergreifend dokumentiert und ist für das Housekeeping verfügbar – für eine einfache, planbare Umsetzung.
Kostensparen mit SinnSenkt eure operativen Kosten und gebt euren Gästen gleichzeitig die Möglichkeit, aktiv zur Nachhaltigkeit beizutragen.
Abrechnung, die einfach funktioniert
Der Check-out läuft genauso reibungslos wie der Check-in. Dank vordefinierter Routing-Informationen erfolgt die Rechnungsstellung automatisch – ohne manuellen Aufwand für euer Team oder eure Gäste.
aufteilung in echtzeitAlle Kosten werden während des Aufenthalts automatisch in private und geschäftliche Posten aufgeteilt – immer aktuell und korrekt.
Automatische RechnungserstellungSeparate Rechnungen werden am Ende des Aufenthalts automatisch generiert – ganz ohne manuelles Sortieren oder Nachbearbeiten.
Direkter E-Mail-VersandGäste erhalten ihre Rechnung direkt per E-Mail – kein Anstehen beim Check-out, kein Nachfordern von Geschäftsbelegen.
ECHTE PROJEKTE, MESSBARE ERGEBNISSE.
VON 0 AUF 60% automatisierte Check-in-Rate in nur sechs Monaten – und eine kontinuierlich steigende Nutzung durch Gäste.
58 Stunden pro Monat eingespart, da das Team nicht mehr jeden Gast manuell einchecken muss.
90 % WENIGER administrativer Aufwand für das Team, wodurch Zeit für wirklich wertvolle Interaktionen mit den Gästen geschaffen wird.
90 %automatisierte Check-in-Rate mit allen relevanten Informationen – inkl. Gastdaten, Zimmerzuweisungen und Check-in-Status – synchronisiert mit dem PMS.
50 %automatisierte Check-out-Rate, die die Effizienz des Housekeepings steigert, die Schichtplanung optimiert und Upsells für Late Check-outs fördert.
SKALIERTER ROLLOUT über sechs Standorte hinweg – mit insgesamt 233 Zimmern.
Durch die gute Zusammenarbeit mit Hotelbird können wir unseren Mitarbeitenden sowie unseren Gästen eine moderne digitale Technologie zur Verfügung stellen, die den Check-in Prozess vereinfacht und beschleunigt.
Daniel Müller Co-CEO, Motel One
Hotelbird war von Anfang an unser Partner, noch bevor digitale Hotellerie überhaupt ein Thema wurde. Sie erfüllen perfekt unsere Anforderungen an stabile, standardisierte Prozesse und ermöglichen gleichzeitig ein Maß an Individualisierung, das zum Konzept unserer Marke passt.
Sabine Schrempp Director of Revenue & Systems, Koncept Hotel
Mit Hotelbird machen wir den Check-in so einfach wie möglich – für unsere Gäste und unser Team. Die digitale Lösung spart wertvolle Zeit, reduziert manuelle Abläufe und sorgt für ein einheitliches Erlebnis an allen Standorten.
Dagmar Nowak Director of Operations, SMARTments
Mit Hotelbird erzielen wir Ergebnisse, die unsere Erwartungen übertreffen – nicht nur in Bezug auf die Zahlen, sondern auch hinsichtlich des reibungslosen Ablaufs. Das Beste daran ist, dass die Gäste die Technologie kaum bemerken – für sie fühlt es sich ganz natürlich an.
MARJOLEIN BRUSCHKE GENERAL MANAGER, JAZ IN THE CITY AMSTERDAM
Die beste Plattform braucht die besten Systeme.
Hotelbird integriert ausgewählte Marktführer aus PMS, Payment und Türsystemen – für Stabilität, Sicherheit und Skalierung in Hotelgruppen. Wenn Systeme End-to-End zusammenspielen, laufen Operations reibungslos, Prozesskosten sinken und Upselling wird planbar.
