Mit einer einfachen und automatisierten Gastreise formen Koncept Hotels und hotelbird gemeinsam die digitale Gastreise in der Hotellerie. Bereits seit 2017 setzen die Koncept Hotels mit ihrem Haus in Köln „Zum kostbaren Blut“ auf den neuen Standard von hotelbird. Dadurch kann die Rezeption maximal entlastet werden.
Die Gäste haben so mehr von ihrem Aufenthalt und profitieren so von einem zeitgemäßen Reiseerlebnis. Die Auszeichnung des Digital Leader Awards 2018, welche den Koncept Hotels verliehen wurde, bestätigt die erfolgreiche Implementierung der hotelbird Technologie.
„Durch die Technologie von hotelbird ist unser Konzept Hotel „Zum kostbaren Blut“ in Köln das erste Hotel, welches ohne Rezeption funktioniert. Unsere Nutzungsrate von 95% bestätigt, dass unsere Gäste die innovative Lösung von hotelbird annehmen.„
Martin Stockburger | Geschäftsführer Koncept Hotels Verwaltungs GmbH
Erleben Sie die hotelbird Technologie im Koncept Hotel
Unsere Vision ist es, technologie-affinen, achtsamen Reisenden das zeitgemäßeste und effizienteste Hotelerlebnis zu bieten. Du legst Wert auf einen nachhaltigen Umgang mit der Umwelt und deinen Mitmenschen? Du hast Lust, mit deinem Smartphone eine ganz neue Art Hotel kennenzulernen? Dazu vielleicht noch extrem bequeme Betten, freundliche und hilfsbereite Gastgeber und schicke Zimmer?
Dann bist du bei uns ganz richtig. Willkommen bei Koncept Hotels!
Wie das Factory Hotel die individuelle Guest Journey in den Fokus stellt
Das Factory Hotel in Münster, 2008 in den denkmalgeschützten Mauern der ehemaligen Germania Brauerei eröffnet, vereint historischen Industriecharme mit modernem Komfort. Die einzigartige Architektur verbindet freigelegte Klinker und Stahlträger mit modernem Sichtbeton und verleiht dem Hotel einen unverwechselbaren Charakter. Mit 128 stilvoll gestalteten Zimmern, 16 luxuriösen Suiten, zwei herausragenden Restaurants und neun außergewöhnlichen Tagungsräumen bietet das Factory Hotel den perfekten Rahmen für einen unvergesslichen Aufenthalt in Münster.
Gleichzeitig sieht sich das Factory Hotel mit den typischen Herausforderungen der modernen Hotellerie konfrontiert: steigende Anforderungen an digitale Lösungen, Fachkräftemangel und der Bedarf, Prozesse effizienter zu gestalten. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden und Gästen sowie Mitarbeitenden gleichermaßen Vorteile zu bieten, entschied sich das Hotel für die innovative digitale Check-in- und Check-out-Lösung von Hotelbird.
Herausforderung #1: Eine Lösung finden, die Gäste und Mitarbeitende gleichermaßen überzeugt
Das Factory Hotel suchte nach einer innovativen Lösung, um die Prozesse rund um den Check-in und Check-out zu optimieren. Ziel war es, den Gästen mehr Flexibilität zu bieten, Wartezeiten zu reduzieren und gleichzeitig das Team durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben zu entlasten. Der Markt bietet viele digitale Optionen, doch die Herausforderung bestand darin, eine Lösung zu finden, die sowohl funktional als auch benutzerfreundlich ist und sich nahtlos in die bestehenden Abläufe integrieren lässt.
Besonders wichtig war es, differenzierte Möglichkeiten für die Gäste zu schaffen, um auf individuelle Bedürfnisse einzugehen. Die Lösung sollte nicht zwingend 100 % digital sein, sondern so viele Optionen wie möglich bieten, damit jeder Gast seinen bevorzugten Weg wählen kann.
Lösung: Ein flexibler Ansatz für individuelle Gästeerfahrungen
Der Geschäftsführer des Factory Hotels, David Deilmann, erlebte die Hotelbird-Lösung während eines Aufenthalts in einem anderen Hotel und war sofort überzeugt von deren Benutzerfreundlichkeit und Komfort. Diese positive Erfahrung führte dazu, dass Hotelbird für das Factory Hotel in die engere Wahl kam.
Die endgültige Entscheidung für Hotelbird fiel nach einem umfassenden Vergleich verschiedener Anbieter. Ausschlaggebend waren die Möglichkeit mehr Flexibilität für die Gäste zu schaffen, sowie die Automatisierung von Prozessen, die das Team entlastet. Hotelbird überzeugte dabei mit einer idealen Kombination aus Funktionalität, einfacher Integration und dem Potenzial, die Guest Experience nachhaltig zu verbessern.
Ergebnis: Die Guest Journey steht wieder im Vordergrund
Mit Hotelbird konnten verschiedene Einstiegspunkte in die Guest Journey integriert werden: Manche Gäste nutzen die digitale Gästemappe bereits vor der Anreise, während andere erst mobil mit dem Pre-Check-in starten oder vor Ort ein iPad-Terminal verwenden. Wieder andere Gäste ziehen den persönlichen Kontakt vor und beginnen die Journey erst an der Bar oder Rezeption.
Die Flexibilität von Hotelbird erlaubt es zudem, dass auch das Personal direkt in den Prozess eingebunden wird. Beispielsweise kann das Barpersonal erkennen, dass ein Gast, der früher anreist und bei seiner Ankunft zunächst einen Kaffee trinkt, einchecken möchte, und diesen Prozess direkt vor Ort starten. Das iPad-Terminal, das zeitnah auch bei Factory Hotel eingeführt werden soll, dient also nicht nur als digitale Schnittstelle für Gäste, sondern auch als mobile Lösung für das Personal. Diese Vielseitigkeit macht es möglich, allen Gästen eine auf ihre Bedürfnisse abgestimmte Erfahrung zu bieten. David Deilmann, Geschäftsführer von Factory Hotel, ergänzt:
„Hotelbird überzeugt uns durch die Summe seiner Vorteile. Es erlaubt uns, die Guest Journey wieder in den Vordergrund zu stellen, wobei der Gast stets im Fokus bleibt.“
Herausforderung #2: Fachkräftemangel bewältigen und Prozesse optimieren
Das Factory Hotel stand vor der Herausforderung, den Fachkräftemangel zu bekämpfen, das Team erfolgreich in den Umgang mit neuer Technologie zu integrieren und den Gästen gleichzeitig einen echten Mehrwert zu bieten. Die langen Wartezeiten an der Rezeption und zeitaufwendige administrative Prozesse beeinträchtigten sowohl die Gästezufriedenheit als auch die Effizienz des Teams.
„Die größte Herausforderung war es, alte Gewohnheiten aufzubrechen. Aber das Learning war klar: Je besser das Team eingebunden wird, desto schneller klappt die Umstellung“, erläutert David Deilmann, Geschäftsführer des Factory Hotels.
Lösung: Team-Einbindung und digitale Innovation
Von Beginn an setzte das Factory Hotel auf eine umfassende Schulung und Einbindung des Teams. Die Mitarbeitenden wurden durch regelmäßige Feedbackrunden in die Implementierung des digitalen Check-ins und Check-outs eingebunden, um eine reibungslose Einführung sicherzustellen. Die Einführung von Hotelbird ermöglicht es Gästen, den Check-in- und Check-out-Prozess flexibel und digital zu gestalten. Gäste können online ein- und auschecken oder zukünftig digitale iPad-Terminals nutzen. Dadurch wurde nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch das Team entlastet.
„Unser Team war von Anfang an Teil des Prozesses. Wir haben Schulungen organisiert, um alle mit der neuen Software vertraut zu machen, und offene Fragen direkt geklärt. So konnten wir sicherstellen, dass sich niemand abgehängt fühlt“, betont Deilmann.
Ergebnis: 8 Minuten mehr Zeit pro Gast
Die digitalen Prozesse entlasten das Team erheblich. Durchschnittlich können nun 8 Minuten pro Gast, die zuvor für den Check-in und Check-out benötigt wurden, stattdessen für die individuelle Betreuung der Gäste genutzt werden. Dies sorgt für eine deutlich gesteigerte Gästezufriedenheit und eine motivierte Belegschaft.
„Die Rezeption als solche muss nicht mehr zwingend ausgeführt werden – unser Rezeptionspersonal ist jetzt vielmehr da, um dem Gast überall dort zu helfen, wo er es benötigt“, erklärt Deilmann.
Die positiven Effekte spiegeln sich auch in der Akzeptanz der Gäste wider: Besonders technikaffine Reisende schätzen die Möglichkeit, den Aufenthalt vollständig digital zu gestalten.
Der nächste Schritt: iPad-Terminals vor Ort für mehr Flexiblität
Das Factory Hotel beweist, dass Digitalisierung in der Hotellerie nicht nur Effizienz schafft, sondern auch die Gästeerfahrung bereichert. Mit der erfolgreichen Integration der Hotelbird-Lösung hat das Hotel einen wichtigen Grundstein gelegt, um die Guest Journey individuell und flexibel zu gestalten und gleichzeitig die Mitarbeitenden zu entlasten.
Doch die Reise ist noch nicht zu Ende: Der nächste Schritt im digitalen Wandel steht bereits an. Mit der geplanten Einführung von iPad-Terminals vor Ort erweitert das Hotel die Einstiegspunkte in die Guest Journey und bietet Gästen noch mehr Flexibilität. Gleichzeitig gewinnt das Team mehr Spielraum, um sich auf die individuellen Bedürfnisse der Gäste zu konzentrieren.
So verbindet Factory Hotel perfekt die Digitalisierung und persönliche Gastfreundschaft.
KONCEPT HOTELS automatisiert über 95% der Check-ins und 50% der Check-outs
Wie ein vollständig digitalisiertes Gästeerlebnis durch digitale Check-ins und Check-outs zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz und einer verbesserten Gästezufriedenheit führt.
Dienstag, 12. November 2024
Als klimaneutrales Hotel ermöglicht KONCEPT HOTELS seinen Gästen, per Smartphone einzuchecken, Teil der Nachbarschaft zu werden und mit jeder Buchung über die eigene Buchungsplattform „einen Quadratmeter Natur“ zu bewahren.
Mit vier Standorten in Deutschland und einem in der Schweiz bietet die schnell wachsende Limited-Service-Marke KONCEPT HOTELS technologieaffinen Reisenden ein modernes und effizientes Hotelerlebnis und begrüßt jährlich über 100.000 Gäste. Das personalfreie Modell adressiert sowohl den Arbeitskräftemangel in der Branche als auch den ökologischen Fußabdruck.
Wir haben uns mit Sabine Schrempp, Director of Revenue & Systems, und Martin Stockburger, Geschäftsführer und Gründer, zusammengesetzt. Sie erzählten uns, wie die Zusammenarbeit mit Hotelbird es ihnen ermöglicht hat, ein vollständig digitales Gästeerlebnis mit 100% digitalen Check-in und Check-out-Prozessen zu etablieren. Dies führte zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz und einer verbesserten Gästezufriedenheit.
Herausforderung: Manuelle Check-in-Prozesse erhöhen den Personalaufwand und beeinträchtigen das Gästeerlebnis
Früher verhinderten behördliche Vorschriften, dass KONCEPT HOTELS einen vollständig digitalen Check-in einführen konnte. Martin hebt sogar einige manuelle Ineffizienzen hervor, wie das Auslegen gedruckter Meldezettel auf den Betten der Gäste, die nach dem digitalen Check-in noch von Hand unterschrieben werden mussten. Mit der Weiterentwicklung der Gesetzgebung kamen konforme digitale Lösungen auf den Markt, die Martin endlich die Verwirklichung seiner digitalen Vision ermöglichten.
Die Lösung von Hotelbird für ein digitales und einzigartiges Gästeerlebnis war von Anfang an ein zentraler Bestandteil der digitalen Gästereise von KONCEPT HOTELS. Mit Hotelbird als Partner konnten sie ihre Vision von 100 % digitalen Check-ins weiter optimieren und umsetzen. Allerdings verschärfte der fehlende nahtlose Integrationsansatz herkömmlicher Systeme das Problem einer fragmentierten Gästereise.
Vor der Nutzung von Apaleo verwendete KONCEPT HOTELS ein veraltetes PMS-System, das manuelle Dateneingaben für Check-ins, Check-outs und Zahlungen erforderte. Apaleo ist eine API-basierte, offene Property-Management-Plattform für Hotel- und Apartmentgruppen, die Unterkunftsanbietern ermöglicht, das ultimative digitale Erlebnis für Gäste und Mitarbeiter zu schaffen.
Lösung: Nahtlose Integration mit Hotelbird und Apaleo
Die tiefgehende Integration von Hotelbird mit Apaleo ermöglicht es KONCEPT HOTELS, das Gästeerlebnis vollständig zu digitalisieren.
Innerhalb kürzester Zeit werden alle relevanten Informationen wie Gästedaten, zugewiesene Zimmer und Check-in zwischen den beiden Systemen ausgetauscht, was einen reibungslosen und stabilen Prozess vom digitalen Check-in über Türöffnung, Zahlung, Gästekommunikation bis hin zum Check-out sicherstellt.
Hotelbird war von Anfang an unser Partner, noch bevor digitale Hotellerie überhaupt ein Thema wurde. Sie erfüllen perfekt unsere Anforderungen an stabile, standardisierte Prozesse und ermöglichen gleichzeitig ein Maß an Individualisierung, das zum Konzept unserer Marke passt.
Ergebnis: Über 95% komplett digitale Check-ins und nahezu kein personeller Aufwand erforderlich
Die Automatisierung manueller Prozesse hat erhebliche Kosten- und Zeitersparnisse für das Personal gebracht, sodass es sich auf andere Aufgaben konzentrieren kann. Die Anzahl der Anrufe beim Bereitschaftsdienst aufgrund von Check-in-Problemen, die zuvor das Personal nötigten, vor Ort im Hotel zu sein, ist von nahezu täglich auf fast null gesunken.
Mit einer konstanten durchschnittlichen Check-in-Rate von über 95% digitale Check-ins, davon 43% über das Web, 10% über die App und 47% über Terminals, hat KONCEPT HOTELS das digitale Gästeerlebnis signifikant verbessert.
Herausforderung: Manueller Check-out verursacht Ineffizienzen im Housekeeping und verpasste Upselling-Möglichkeiten
Da es keine Möglichkeit für Gäste gab, digital auszuchecken, musste das Housekeeping-Personal von Tür zu Tür gehen und klopfen, um festzustellen, ob Gäste abgereist waren und das Zimmer gereinigt werden konnte. Dies birgt nicht nur das Risiko, Gäste zu stören und deren Erlebnis negativ zu beeinflussen, sondern führte auch zu einer ineffizienten Nutzung des Housekeeping-Personals und höheren Personalkosten.
Upselling-Möglichkeiten für späte Check-outs konnten nur an festen Punkten der Gästereise angeboten werden, was es erschwerte, die richtige Zielgruppe effektiv anzusprechen. Ohne Informationen über die genauen Check-out-Zeiten der Gäste war es schwierig, diejenigen zu identifizieren und zu erreichen, die an diesem Service am meisten interessiert wären.
Lösung: Vollständig digitaler Check-out mit nahtlosem Datenaustausch und Automatisierung
KONCEPT HOTELS nutzt die Integration von Hotelbird mit Apaleo, um einen vollständig digitalen Check-out-Prozess zu implementieren. Gäste können bequem über die Hotelbird-App oder die Website digital auschecken. Diese Information wird von Hotelbird direkt an Apaleo übermittelt, sodass das Housekeeping-Team auf ihren Tablets sehen kann, welche Zimmer zur Reinigung bereit sind und welche Gäste noch im Haus sind. Diese Automatisierung ersetzt den manuellen Prozess der Zimmerkontrolle durch einen optimierten Datentransfer und eine optimierte Datenverarbeitung, was Effizienz und Genauigkeit verbessert.
Die auf Hotelebene durch die Integration von Hotelbird und Apaleo gewonnenen Gästedaten helfen KONCEPT HOTELS, das Verhalten der Gäste besser zu verstehen, Housekeeping-Pläne zu optimieren und Upselling-Möglichkeiten wie Early Check-ins oder Late Check-outs zu identifizieren.
Ergebnis: 50% digitaler Check-out verbessert die Effizienz im Housekeeping, optimiert die Schichtplanung und steigert Upsells für späte Check-outs
Durch die Automatisierung der Prozesse wurde die Effizienz im Housekeeping drastisch verbessert. Zudem konnten die Schichtpläne optimiert und dadurch die Personalkosten gesenkt werden. Erkenntnisse über das Gästeverhalten ermöglichen nun die Identifizierung von Gastsegmenten, die mit maßgeschneiderten Upsell-Optionen, wie etwa späten Check-outs, gezielt angesprochen werden können. Dieser zielgerichtete Ansatz hat die Conversion-Rate für Upsells signifikant gesteigert und trägt zur Umsatzsteigerung bei.
Der digitale Check-out wird bereits umfassend genutzt, mit einer Check-out-Rate von 50%, darunter 66% über das Web, 6% über die App und 28% über Terminals.
Erhalten Sie einen Überblick über die von KONCEPT HOTELS genutzten Hotelbird Produktpakete und Kanäle, sowie die integrierten Partner Systeme.
Tech Stack und Hotelbird Produktübersicht von KONCEPT HOTELS für digitale Check-ins und Check-outs
