Der Digitale rechtskonforme Meldeschein von Hotelbird

Als Markführer von Hotel Check-in Prozessen möchten wir Sie über den rechtskonformen Check-in und den Digitalen Meldeschein aufklären, sodass sie beruhigt auf digitale Hotelsoftware setzen können. Gemeinsam mit der renommierten Anwaltskanzlei Beiten Burkhardt wurde eine rechtskonforme Lösung für den Digitalen Meldeschein entwickelt. Diese ist in allen Hotelbird Produkten (Web, App, Terminal, Api) sowie dem Hotelbird Self-Service Terminal integriert. Hoteliers können sich dank der starken Kundenauthentifizierung (SCA) beim Kreditkarten-Einsatz (SCA-Verfahren) darauf verlassen, dass der Digitale Meldeschein alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt.

Die gewählte Variante hat den entscheidenden Vorteil, dass viele Gäste bereits eine Kreditkarte während ihres Hotelaufenthalts nutzen. Am Tag der Anreise wird mit der Kreditkarte eine starke Kundenauthentifizierung ausgelöst, bei welcher die zweckgebundene Zuordnungsnummer des eingesetzten Zahlungsmittel erhoben wird. Diese wird zusammen mit den anderen abgefragten Daten gespeichert. Sollten Behörden eine Einsichtnahme fordern, ist damit eine lückenlose Rückverfolgung möglich. Eine persönliche Identitätsprüfung durch das Hotelpersonal wird überflüssig.

Hotelbird limitiert sich dabei nicht auf nur einen Payment-Service Provider (PSP) sondern stellt seinen Kunden eine flexiblere umfänglichere Lösung bereit in der bereits eine Vielzahl von weiteren Payment-Service Providern (PSP) zur Auswahl stehen, wie z.B. Marktführer Concardis, Stripe, Sixx, Adyen, BS payone, wirecard uvm. Die Zahlungsdaten werden zentral am Gastprofil gespeichert und können PSP- sowie Hotelübergreifend verwendet werden. Beim nächsten Aufenthalt in einem anderen Hotel muss der Gast die Daten nicht erneut eingeben, es reicht das SCA-Verfahren erneut durchzuführen.

Der kontaktlose Check-in im Detail:

• Am Tag der Anreise bekommt der Gast eine E-Mail zum Check-in
• Dieser kann in der Hotelbird App, im Web-Browser oder vor Ort am kontaktlosen Terminal stattfinden
• Der Gast gibt seine Kreditkarteninformationen ein und im Anschluss wird das SCA-Verfahren durchgeführt
• Nach der Authentifizierung bekommt der Gast je nach Hotelbird Lösung die Keycard oder seinen Mobile Key für sein Zimmer.

Mit dem SCA-Verfahren wurde eine sichere und vollumfängliche Lösung gefunden, die im deutschen Markt wegweisend ist. Durch die Vielzahl der bereits fest angebunden PMS-Anbietern sind wir in der Lage den rechtskonformen Check-in Prozess für eine Vielzahl von Hotels bereitzustellen. Weiterhin wird eine weitere gesetzliche Anforderung bzgl. PSD2 EU Richtline erfüllt, wodurch der Hotelier vor Charge-Backs geschützt wird.

Der kontaktlose Check-out im Detail:

• Am Tag der Abreise bekommt der Gast eine E-Mail zum Check-out
• Dieser kann in der Hotelbird App, im Web-Browser oder vor Ort am kontaktlosen Terminal stattfinden
• Der Gast kann für die Bezahlung optional die Kreditkarte nutzen, die bereits beim Check-in angegeben wurde, oder weitere Karten für die Zahlung hinzufügen und die (optional auf privat und geschäftlich gesplittete) Rechnung begleichen
• Der Check-out ist damit abgeschlossen und der Gast kann ohne Kontakt zur Rezeption seinen Aufenthalt beenden und abreisen

Vorteile auf einen Blick:

• Rechtskonforme Lösung nach aktueller Gesetzeslage (BEG III)
• Digitaler kontaktloser Meldeschein
• Starkes und sicheres SCA-Verfahren mit eigener Kreditkarte
• Eine Vielzahl fest angebunderer Payment-Service Provider wie Concardis, Stripe, Sixx, Adyen, BS payone, wirecard uvm.
• Zahlreiche marktführende PMS-Systeme wie z.B. Sihot, Protel, Oracle, Mews, Apaleo uvm. fest angebunden
• Wahlweise in App, Web-Service oder Terminal verfügbar
• Rechnungssplitting in privat und geschäftlich möglich
• Für unterschiedliche Hotelvarianten, flexibel und schnell einsetzbar.