Digitalanleitun2 - Hotelbird GmbH

Schluss mit lästigen, alten Hotelprozessen!

Wir geben Ihnen eine Anleitung wie auch Sie in Ihrem Hotel schnell und einfach ausgediente Prozesse entlarfen und einfach ändern – ohne viel Aufwand!


Ihr Weg zu mehr Effizienz & Gasterlebnis – 5 konkrete Vorschläge, wie Digitalisierung leicht & unmittelbar gelingt

Das Buzz-Wort Digitalisierung. Und das hat erstmal nichts mit großer Veränderung im Ablauf zu tun, sondern nur damit, veraltete und oft manuelle Prozesse zu automatisieren und damit Personal und Portemonnaie zu entlasten. Tools und Plattformen, die es Hotelteams ermöglichen, die Effizienz ihrer Abläufe zu steigern, sind längst zum „must-have“ geworden. Denn unterschätzen Sie Ihre Gäste nicht: Diese sind informierter, erwarten einen Aufenthalt, der auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und verstehen, wie der Einsatz von digitalen Lösungen sie als Gast in den Mittelpunkt rückt, ohne dass das Persönliche auf der Strecke bleibt. Die Schokolade auf dem Kopfkissen reicht zur Kundenbindung nicht mehr aus.

Starten Sie in einfachen Schritten

Digitalisierung Anleitung Hotel 1 - Hotelbird GmbH

1. Ausgangssituation
analysieren

Wo stehe ich und was
braucht besonders viel Zeit?

Digitalisierung Anleitung Hotel 2 - Hotelbird GmbH

2. Optimierung erkennen

Was kann ich ggf. schnell umsetzen, um besser zu werden?

Digitalisierung Anleitung Hotel 3 - Hotelbird GmbH

3. Auswahl der
Lösungen

Priorisieren und Starten

Digitalisierung Anleitung Hotel 4 - Hotelbird GmbH

4. Pilotphase
einrichten

Testzeitraum definieren und Verbesserungen im Vorher/ Nachher-Vergleich erkennen

Digitalisierung Anleitung Hotel 10 - Hotelbird GmbH

5. Übergang in den
Regelbetrieb

Live-Schaltung in Ihrem individuellen Tagesgeschäft

Wir wollen Ihnen die ein oder andere Idee an die Hand geben, wie Sie bereits mit wenigen Optimierungen zeit- und nervenintensive Abläufe im Tagesgeschäft kosteneffizient und ganz einfach umsetzen können. Und viel mehr als ein wenig guten Willen und die nötige Offenheit braucht es dafür erst einmal gar nicht, um zeitintensive Prozesse zu optimieren. Probieren Sie das ein oder andere einfach mal aus und stellen Sie selbst fest, dass Sie Zeit sparen, Mitarbeiter entlasten, Nerven schonen und ein besseres Wohlfühl-Gasterlebnis bieten.

Ab in die Umsetzung

1. Reduzierung des Papierverbrauchs

Im Front- und Back Office-Bereich eines Hotels kann viel Papier eingespart werden. Gründe dafür liegen vor allem in der nachweisbaren Steigerung der Effizienz, der Einsparung von Kosten, einer besseren und einfacheren Zusammenarbeit und natürlich bedeutet weniger Papier auch einen Beitrag zum Umweltschutz. Kennen Sie den Fall, dass sich Ihre Papiermeldescheine an der Rezeption stapeln? All das muss auch noch abgelegt werden und die Ordner müssen entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen über einen längeren Zeitraum hinaus gelagert werden. Stellen Sie das in Frage und errechnen Sie sich doch auch mal die Kosten für Papier, Druck, Arbeitsaufwand, Lagerung, etc. Gleiches gilt für Gästemappen, Flyer, Aktionsmaterial und vieles mehr. Oft fallen hierzu monatlich schon mehrere 100 € an.

Digitalisierung Anleitung Hotel 5 - Hotelbird GmbH

Was tun?
Digital werden und zentralisieren. Angefangen bei der Reservierung: Schon hier können die Gäste alle benötigten Daten mit ein paar Klicks online über die Homepage vor Ankunft eingeben. Statt Gästemappen, die auf dem Zimmer liegen, können Hotelinformationen, Specials, Speisekarten und vieles mehr über eine digitale Gästemappe abgerufen werden und sind dadurch immer auf dem neuesten Stand.

Digitalisierung Anleitung Hotel 9 - Hotelbird GmbH

2. Vermeidung von Wartezeiten

Eine Warteschlange an der Rezeption zur Stoßzeit ist keine Seltenheit. Es gibt nun mal die Zeiten, an denen gefühlt alle auf einmal ins Hotel strömen, zum Beispiel durch Flugankünfte oder zu Messezeiten. Aufgrund des andauernden Fachkräftemangels ist die Rezeption oft nur schwach besetzt und kann dem Gästeaufkommen nicht gerecht werden. Im Durchschnitt dauert ein Check-in fünf Minuten pro Person aber bitte nehmen Sie sich bloß keine extra Zeit für Ihren Gast. Bei einer Schlange von 20 Personen wächst der Unmut über die lange Wartezeit. Der erste Hotelkontakt ist negativ und das ist unnötig und vermeidbar.

Was tun?
Bieten Sie dem Gast einen Online Check-in an, der mit der Datenaufnahme auch gleichzeitig die Verifizierung der persönlichen Daten vornimmt, eingebettet über einen Link in einem Button der E-Mail. Vor Ort gibt es dann sofort den Schlüssel. ALTERNATIV: unweit oder an der Rezeption gibt es ein Tablet, über das selbständig eingecheckt werden kann und Wartezeiten vermeidet. Vorteil davon natürlich, dass es sogar möglich ist, dort auch sofort seine Zimmerkarte zu erhalten. So kann das Personal seine Zeit für die wirklich wichtigen Dinge nutzen: dem Gast einen guten Aufenthalt in Ihrem Haus realisieren.

3. Antworten liefern

Fragen über Fragen und oft dieselben. Wann kann ich einchecken? Wann kann ich auschecken? Wo gibt es Frühstück? Wann gibt es Frühstück? Wo in der Umgebung kann ich Abendessen? Wo gibt es ein Taxi? Ganz klar: der persönliche Plausch mit dem Gast ist ein Qualitätskriterium. Aber für die Beantwortung der typischen Standardfragen, auf die es eben auch meist nur eine Antwort gibt, braucht der Gast Sie nicht und Sie den zusätzlichen Zeitaufwand nicht. Und ist Ihre Rezeption nicht 24 Stunden besetzt, müssen sich
Gäste oft alleine durchs Internet wühlen, um die Information zu erhalten, die Sie Ihnen als besonderen Service einfach so zugänglich machen könnten.

Digitalisierung Anleitung Hotel 7 - Hotelbird GmbH

Was tun?
Denken Sie voraus und beantworten Sie alle für Ihr Haus klassischen Fragen entlang der Gästekommunikation schon vorher. Und das bitte nicht persönlich, sondern entlang der Reise, auf die Sie Ihren Gast schicken. Ob durch einen Link in Ihrer E-Mail oder mithilfe eines QR-Codes, den die Gäste an Rezeption und/oder Lobby finden. QR-Codes sind mittlerweile überall bekannt und zaubern Ihren Gästen mit einem Foto bereits alle Hotelinformationen auf das eigene Smartphone. Sie müssen diesen nur einmal in Form eines Aufstellers produzieren und Ihren Gästen zeigen. Der Aufsteller bleibt gleich, der Inhalt kann sich aber immer ändern wie Sie wollen.

Digitalisierung Anleitung Hotel 6 - Hotelbird GmbH

4. Fehlerhafte Informationen reduzieren

Die Rechnungsadresse ist falsch. Wie oft hören Sie diesen Satz? Oder wie oft kommt die Rechnung postalisch zurück, weil etwas an der Adresse nicht stimmt? Erhalten Sie auch regelmäßig Anrufe, weil eine Rechnung wegen fehlerhafter Informationen geändert werden muss? Das liegt oft daran, dass Gäste ihren Meldeschein selbst ausfüllen, dabei vielleicht unachtsam sind oder alles so unleserlich ausgefüllt ist, dass die digitale Abschrift auf gut Glück erfolgt.

Was tun?
Lassen Sie Ihre Gäste alle Daten selbst eingeben und auch gleich festlegen, ob geschäftlich oder privat gereist wird. Die Gäste füllen den Meldeschein online, via Smartphone, Check-In-Terminal oder Tablet aus. Das spart nicht nur Zeit für Gäste und Hotelpersonal, sondern reduziert auch fehlerhafte Übertragungen und Folgeaufwände, die dadurch entstehen.

5. Check-in außerhalb von Rezeptionszeiten ermöglichen

Verspätete Flieger, Stau auf der Autobahn – oft können Gäste die vorgegebene Check-in-Zeit nicht einhalten. Wenn Ihre Rezeption nicht sowieso 24 Stunden besetzt ist, kann das ärgerlich werden oder zu höheren Personalkosten führen. Ist es erst gar nicht möglich, dass jemand für den Gast wartet, müssen oft Notfall-Telefonnummern durchgegeben oder Schlüssel an benachbarte Einrichtungen weitergereicht werden. Alles Extra-Aufwände, die heutzutage wirklich nicht mehr nötig und vor allem nicht gewollt sind.

Digitalisierung Anleitung Hotel 8 - Hotelbird GmbH

Was tun?
Mit unterschiedlichsten digitalen Check-in Lösungen können Ihre Gäste via App, Web oder lokalen Terminals ganz einfach und außerhalb von starren Rezeptionszeiten einchecken und erhalten ihre Keycard oder einen Code für die Tür. Sie bieten Ihren Gästen dadurch mehr Freiheit und eine komfortable Anreise – und das rund um die Uhr.

Optimierungspotenziale erkennen, Schritt für Schritt Richtung Digitalisierung

Wir raten den Hotels, ihren Weg in die Digitalisierung idealerweise in kleine, realisierbare Schritte aufzuteilen, die sie direkt mit einem konkreten Vorher/Nachher-Ergebnis verbinden können. Beispielsweise nimmt man sich einen unserer oben genannten Verbesserungsvorschläge vor und legt einfach los. So können auch die Mitarbeiter von Anfang an ein Teil der Reise werden, von Routineaufgaben entlastet werden und sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: den Gast. Erfolge lassen sich hier schnell erzielen und vor allem sehen und messen: keine langen Warteschlangen an der Rezeption, Verbesserung der Servicequalität und Kundenzufriedenheit, Senkung der Betriebskosten, etc.. Gerade hinsichtlich des akuten und wohl andauernden Fachkräftemangels gilt die Digitalisierung von Hotelbetrieben laut einer Umfrage der Ahgz für 43,5% der befragen Hotels als der Problemlöser dafür.

Aktuell bieten wir derzeit mit unserem kostenfreien Free-Package: den digitalen Check-in, den digitalen Meldeschein, die digitale Gästemappe, den digitalen Covid-Check. Alles ohne Verpflichtungen oder Set-Up-Gebühren. So kann jeder ausprobieren und risikolos testen, wie die Digitalisierung ganz individuell unterstützen kann. In weniger als fünf Minuten ist die Registrierung abgeschlossen und versprochen: garantiert kostenfrei und ohne Risiko.

Also: ran an die eigene Roadmap, einfach mal ausprobieren und Vorteile entdecken!

Sprechen Sie mit uns, denn wir kennen Ihre Situation und haben die perfekte Lösung bereits im Gepäck.