Das Factory Hotel in Münster, 2008 in den denkmalgeschützten Mauern der ehemaligen Germania Brauerei eröffnet, vereint historischen Industriecharme mit modernem Komfort. Die einzigartige Architektur verbindet freigelegte Klinker und Stahlträger mit modernem Sichtbeton und verleiht dem Hotel einen unverwechselbaren Charakter. Mit 128 stilvoll gestalteten Zimmern, 16 luxuriösen Suiten, zwei herausragenden Restaurants und neun außergewöhnlichen Tagungsräumen bietet das Factory Hotel den perfekten Rahmen für einen unvergesslichen Aufenthalt in Münster. 

Gleichzeitig sieht sich das Factory Hotel mit den typischen Herausforderungen der modernen Hotellerie konfrontiert: steigende Anforderungen an digitale Lösungen, Fachkräftemangel und der Bedarf, Prozesse effizienter zu gestalten. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden und Gästen sowie Mitarbeitenden gleichermaßen Vorteile zu bieten, entschied sich das Hotel für die innovative digitale Check-in- und Check-out-Lösung von Hotelbird. 

Herausforderung #1: Eine Lösung finden, die Gäste und Mitarbeitende gleichermaßen überzeugt 

Das Factory Hotel suchte nach einer innovativen Lösung, um die Prozesse rund um den Check-in und Check-out zu optimieren. Ziel war es, den Gästen mehr Flexibilität zu bieten, Wartezeiten zu reduzieren und gleichzeitig das Team durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben zu entlasten. Der Markt bietet viele digitale Optionen, doch die Herausforderung bestand darin, eine Lösung zu finden, die sowohl funktional als auch benutzerfreundlich ist und sich nahtlos in die bestehenden Abläufe integrieren lässt. 

Besonders wichtig war es, differenzierte Möglichkeiten für die Gäste zu schaffen, um auf individuelle Bedürfnisse einzugehen. Die Lösung sollte nicht zwingend 100 % digital sein, sondern so viele Optionen wie möglich bieten, damit jeder Gast seinen bevorzugten Weg wählen kann. 

Lösung: Ein flexibler Ansatz für individuelle Gästeerfahrungen 

Der Geschäftsführer des Factory Hotels, David Deilmann, erlebte die Hotelbird-Lösung während eines Aufenthalts in einem anderen Hotel und war sofort überzeugt von deren Benutzerfreundlichkeit und Komfort. Diese positive Erfahrung führte dazu, dass Hotelbird für das Factory Hotel in die engere Wahl kam. 

Die endgültige Entscheidung für Hotelbird fiel nach einem umfassenden Vergleich verschiedener Anbieter. Ausschlaggebend waren die Möglichkeit mehr Flexibilität für die Gäste zu schaffen, sowie die Automatisierung von Prozessen, die das Team entlastet. Hotelbird überzeugte dabei mit einer idealen Kombination aus Funktionalität, einfacher Integration und dem Potenzial, die Guest Experience nachhaltig zu verbessern. 

Ergebnis: Die Guest Journey steht wieder im Vordergrund 

Mit Hotelbird konnten verschiedene Einstiegspunkte in die Guest Journey integriert werden: Manche Gäste nutzen die digitale Gästemappe bereits vor der Anreise, während andere erst mobil mit dem Pre-Check-in starten oder vor Ort ein iPad-Terminal verwenden. Wieder andere Gäste ziehen den persönlichen Kontakt vor und beginnen die Journey erst an der Bar oder Rezeption. 

Die Flexibilität von Hotelbird erlaubt es zudem, dass auch das Personal direkt in den Prozess eingebunden wird. Beispielsweise kann das Barpersonal erkennen, dass ein Gast, der früher anreist und bei seiner Ankunft zunächst einen Kaffee trinkt, einchecken möchte, und diesen Prozess direkt vor Ort starten. Das iPad-Terminal, das zeitnah auch bei Factory Hotel eingeführt werden soll, dient also nicht nur als digitale Schnittstelle für Gäste, sondern auch als mobile Lösung für das Personal. Diese Vielseitigkeit macht es möglich, allen Gästen eine auf ihre Bedürfnisse abgestimmte Erfahrung zu bieten. David Deilmann, Geschäftsführer von Factory Hotel, ergänzt:

„Hotelbird überzeugt uns durch die Summe seiner Vorteile. Es erlaubt uns, die Guest Journey wieder in den Vordergrund zu stellen, wobei der Gast stets im Fokus bleibt.“ 

Herausforderung #2: Fachkräftemangel bewältigen und Prozesse optimieren 

Das Factory Hotel stand vor der Herausforderung, den Fachkräftemangel zu bekämpfen, das Team erfolgreich in den Umgang mit neuer Technologie zu integrieren und den Gästen gleichzeitig einen echten Mehrwert zu bieten. Die langen Wartezeiten an der Rezeption und zeitaufwendige administrative Prozesse beeinträchtigten sowohl die Gästezufriedenheit als auch die Effizienz des Teams. 

„Die größte Herausforderung war es, alte Gewohnheiten aufzubrechen. Aber das Learning war klar: Je besser das Team eingebunden wird, desto schneller klappt die Umstellung“, erläutert David Deilmann, Geschäftsführer des Factory Hotels. 

Lösung: Team-Einbindung und digitale Innovation 

Von Beginn an setzte das Factory Hotel auf eine umfassende Schulung und Einbindung des Teams. Die Mitarbeitenden wurden durch regelmäßige Feedbackrunden in die Implementierung des digitalen Check-ins und Check-outs eingebunden, um eine reibungslose Einführung sicherzustellen. Die Einführung von Hotelbird ermöglicht es Gästen, den Check-in- und Check-out-Prozess flexibel und digital zu gestalten. Gäste können online ein- und auschecken oder zukünftig digitale iPad-Terminals nutzen. Dadurch wurde nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch das Team entlastet. 

„Unser Team war von Anfang an Teil des Prozesses. Wir haben Schulungen organisiert, um alle mit der neuen Software vertraut zu machen, und offene Fragen direkt geklärt. So konnten wir sicherstellen, dass sich niemand abgehängt fühlt“, betont Deilmann. 

Ergebnis: 8 Minuten mehr Zeit pro Gast 

Die digitalen Prozesse entlasten das Team erheblich. Durchschnittlich können nun 8 Minuten pro Gast, die zuvor für den Check-in und Check-out benötigt wurden, stattdessen für die individuelle Betreuung der Gäste genutzt werden. Dies sorgt für eine deutlich gesteigerte Gästezufriedenheit und eine motivierte Belegschaft. 

„Die Rezeption als solche muss nicht mehr zwingend ausgeführt werden – unser Rezeptionspersonal ist jetzt vielmehr da, um dem Gast überall dort zu helfen, wo er es benötigt“, erklärt Deilmann. 

Die positiven Effekte spiegeln sich auch in der Akzeptanz der Gäste wider: Besonders technikaffine Reisende schätzen die Möglichkeit, den Aufenthalt vollständig digital zu gestalten. 

Das Setup von Factory Hotel